Cómo Diligenciar y Actualizar la Hoja de Vida en el SIGEP

Para trabajar con el Estado en Colombia existe un requisito ineludible: el SIGEP. Este sistema es la puerta de entrada al sector público y su gestión es obligatoria para cualquier funcionario o contratista.

A diferencia de otros portales, aquí no basta con subir un archivo. Debes diligenciar tus datos directamente en la plataforma y mantener tu perfil actualizado cada vez que tengas una novedad académica o laboral.

¿Te parece confuso? A continuación, te explico cómo diligenciar y actualizar tu hoja de vida en el SIGEP paso a paso, asegurando una contratación sin contratiempos.

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¿Qué es el SIGEP y para qué sirve?

En Colombia, el SIGEP (Sistema de Información y Gestión del Empleo Público) es una plataforma digital administrada por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Esta herramienta gestiona hoy los datos de más de 1,4 millones de servidores públicos y contratistas, según los últimos datos de la Función Pública. Su fin es consolidar toda la información del talento humano estatal, permitiendo administrar salarios, plantas de personal y manuales de funciones.

Es importante aclarar que el SIGEP no es una bolsa de empleo convencional para buscar vacantes. Su función es administrativa: sirve para validar que cumples con los requisitos del cargo. Por esta razón, diligenciar y actualizar tu hoja de vida en este sistema es un trámite obligatorio antes de tomar posesión o firmar un contrato con cualquier entidad pública.

Documentos necesarios para tu hoja de vida en el SIGEP

Antes de comenzar a ahondar en el tema, te traigo un tip que puede hacer mucho más amena tu navegación por el SIGEP.

El sistema SIGEP cierra la sesión automáticamente tras cortos periodos de inactividad. Para evitar frustraciones y perder el avance, es fundamental que tengas listos todos tus soportes escaneados en tu computador antes de iniciar el proceso.

A diferencia de una hoja de vida en Word, en el SIGEP cada dato que ingreses (un título, un empleo) debe ir acompañado de su respectivo archivo de prueba. Asegúrate de tener en digital:

• Fotografía: Al igual que la foto de una hoja de vida estándar, debe ser tipo documento en un fondo neutro blanco o azul, de frente y formal. El formato ideal es .JPG o .PNG.
• Documento de identidad: Cédula de ciudadanía escaneada por ambas caras. Procura un formato PDF.
• Soportes académicos: Diplomas o actas de grado de bachillerato, pregrado y posgrados. Lo mejor para que no se desconfiguren si tienen más de dos hojas es un formato .PDF.
• Certificaciones laborales: Constancias de empleos anteriores con fechas exactas de inicio y fin (día/mes/año). Adjúntalas en .PDF.

Porque a mí también me ha pasado, te recomiendo el siguiente consejo:El sistema suele rechazar archivos muy pesados. Procura que ningún documento PDF supere los 2 MB de peso y evita usar tildes, eñes o caracteres especiales en el nombre del archivo (por ejemplo: Diploma_JuanPerez.pdf).

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Pasos para ingresar y diligenciar tu hoja de vida en el SIGEP

Una vez tengas tus soportes organizados, el siguiente paso es acceder a la plataforma oficial del SIGEP II a través del portal de Función Pública.

Ten en cuenta que tu usuario siempre será tu número de documento de identidad (sin puntos ni comas). Si es tu primera vez y la entidad ya te ha pre-registrado, o si olvidaste tu clave, utiliza la opción "He olvidado mi contraseña" para recibir un enlace de acceso en tu correo electrónico.

Al ingresar, encontrarás el módulo "Hoja de Vida". El sistema no es un formulario continuo, sino que está dividido por secciones o pestañas que debes completar una a una:

1. Datos Personales y Demográficos: Es el primer filtro. Verifica que tu nombre, fecha de nacimiento y género estén correctos, ya que estos datos suelen venir precargados del registro civil.
2. Datos de Contacto: Asegúrate de registrar un correo electrónico personal que revises frecuentemente y mantén actualizada tu dirección de residencia para recibir notificaciones.
3. Educación y Experiencia: Estas son las secciones críticas donde deberás cargar los soportes PDF que preparaste anteriormente.

¡Ojo! El SIGEP no tiene autoguardado. Cada vez que termines de llenar una pestaña o sección, asegúrate de presionar el botón "Guardar" antes de cambiar de página, o perderás la información digitada.

Registro de formación académica y experiencia laboral en el SIGEP

Estas son las dos secciones que determinarán tu idoneidad para el cargo. Aquí no basta con mencionar lo que estudiaste o dónde trabajaste; el sistema exige una prueba documental inmediata para cada entrada con precisión absoluta.

¿Por qué es vital la exactitud? Ten presente que lo que digites aquí tiene implicaciones legales. Según la Procuraduría General de la Nación, las inconsistencias en la hoja de vida, como títulos falsos o experiencias inexistentes, son una causa frecuente de investigaciones disciplinarias. Por ello, la información digital debe coincidir milimétricamente con tus papeles para lograr la ausencia de antecedentes.

1. Formación académica

En esta pestaña deberás registrar tus títulos, desde el bachillerato hasta los posgrados, de manera similar a cómo haces manualmente para la sección de estudios de una hoja de vida convencional.

• Selecciona el Nivel Educativo correcto (ej.: Profesional, Tecnológico, Maestría).
• Si el título fue obtenido en el exterior, asegúrate de marcar la casilla de convalidación si ya realizaste el trámite ante el Ministerio de Educación.
• Inmediatamente después de guardar los datos del título, el sistema habilitará el botón para cargar el archivo adjunto. Si no subes el diploma escaneado, el título aparecerá como "Sin soporte" y no será tenido en cuenta para el proceso de selección.

2. Experiencia laboral

Al ingresar tus empleos anteriores, al igual que en la experiencia profesional en una hoja de vida estándar, la precisión es vital. Debes digitar la fecha exacta de inicio y terminación (día, mes y año) tal cual como aparece en tu certificación laboral.

• Diferencia claramente si fue una vinculación como empleado público, trabajador oficial o contratista, ya que el sistema tiene campos distintos para cada modalidad.
• Si tienes experiencia actual vigente, deja la fecha de finalización en blanco o marca la casilla "Actualmente".

Nota para contratistas: Si tu experiencia proviene de contratos de prestación de servicios, asegúrate de registrar cada contrato por separado, incluso si fueron renovaciones consecutivas con la misma entidad.

Declaración de Bienes y Rentas en el SIGEP

Llenar tu hoja de vida es solo la mitad del trabajo. 

Para finalizar tu proceso en el SIGEP, debes diligenciar el formato de Declaración de Bienes y Rentas. Este es un requisito de transparencia obligatorio para cualquier persona que maneje recursos públicos o trabaje con el Estado.

Este formulario se encuentra en un menú diferente dentro de la misma plataforma (generalmente identificado con un ícono de signo pesos o carpeta financiera). Allí deberás reportar:

• Tus cuentas bancarias.
• Bienes inmuebles (casas, apartamentos) y vehículos.
• Tus acreedores (deudas) y participaciones en sociedades.

¿Qué tipo de declaración debo hacer? 

El sistema te pedirá elegir el motivo de la declaración. Elige con cuidado:

1. Ingreso: Si es la primera vez que entras a la entidad o vas a iniciar un nuevo contrato.
2. Periódica: Se realiza anualmente (generalmente entre abril y mayo) para actualizar tu situación financiera si continúas en el cargo.
3. Retiro: Se debe presentar obligatoriamente al momento de renunciar o finalizar tu contrato.

¡Importante!: La información personal de la declaración se "arrastra" automáticamente de la Hoja de Vida. Por eso, siempre debes actualizar la hoja de vida y, solo después, generar la declaración de bienes y rentas.

Cómo descargar e imprimir tu Hoja de Vida del SIGEP

Una vez hayas completado todos los campos y verificado que la información es correcta, el último paso es generar los documentos oficiales para entregar a la oficina de Talento Humano.

El SIGEP genera automáticamente un formato estandarizado en PDF con el logo del Departamento Administrativo de la Función Pública. Para obtenerlo:

1. Regresa al menú principal del módulo "Hoja de Vida".
2. Busca el botón o ícono con forma de impresora pequeña (o la opción "Certificado").
3. Al hacer clic, el sistema descargará el archivo "Formato Único de Hoja de Vida".

No olvides la firma. Aunque el documento es digital, para que tenga validez legal ante la entidad contratante, debes imprimirlo y firmarlo en el espacio designado en la última página (o aplicar tu firma digital si la entidad lo permite).

Deberás repetir este proceso para descargar también el formato de la declaración de bienes y rentas. Generalmente, las entidades te pedirán entregar ambos PDFs (hoja de vida + declaración) debidamente firmados para legalizar tu contratación.

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Y hasta aquí todo.

Mantener tu hoja de vida actualizada en el SIGEP es tu pasaporte indispensable para trabajar con el Estado colombiano.

Aunque el proceso exige precisión, seguir esta guía para tu Hoja de vida en el SIGEP te evitará dolores de cabeza administrativos. Organiza tus soportes, diligencia la información con calma y asegura tu contratación sin contratiempos. ¡Estás a un paso de lograrlo!

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